Universidad
de Valladolid

En este apartado, vamos a describir los pasos a dar para llevar a cabo la videoconferencia multipunto que ha sido realizada con motivo de las elecciones del Grupo Santander. Esto no es más, que un ejemplo que puede ser aplicado para la organización de una videoconferencia con motivo de cualquier otro evento.
De esta manera, pasamos a enumerar los diferentes pasos que hemos seguido:

En primer lugar, debemos ponernos de acuerdo en la fecha y hora de celebración con todos los participantes en la videoconferencia, en nuestro caso concreto con los Vicerrectores de las universidades participantes.
Además, es conveniente también, pactar una fecha y una hora distinta y anterior al evento para la realizar una serie de pruebas que nos permita garantizar la funcionalidad y compatibilidad de los equipos.

En segundo lugar, una vez asignadas la fecha y hora del evento y de las pruebas, debemos reservar la sala de videoconferencias donde se llevarán a cabo. Es conveniente tener la precaución de reservar algo más de tiempo del estrictamente necesario para desarrollar la videoconferencia. Tanto anterior como posteriormente a la misma.
Antes de la videoconferencia para poder contactar con los restantes participantes y poder solucionar los diferentes problemas que puedan ocurrir sin llegar a causar la demora de la videoconferencia.
Después de la videoconferencia porque habitualmente, se puede extender dicho acto, con lo que es conveniente evitar cortes inoportunos en la conexión.

En tercer lugar, cuando ya tenemos concertada la fecha y hora tanto de la prueba como del evento real de la videoconferencia con todos los participantes y reservada la sala de comunicación, debemos contactar con nuestro servidor de línea RDSI, que en nuestro caso es Telefónica.
Telefónica nos envía por medio de FAX generalmente, un formulario que debemos rellenar para solicitar la reserva de las líneas en las fechas elegidas. En dicho formulario, apareceran diversos campos, de los cuales nos parece oportuno destacar:

El número de línea RDSI que debe tener nuestro sistema de videoconferencia.
El número de salas o de participantes que tomarán parte de la videoconferencia.
La fecha y hora que queremos reservar tanto para la videoconferencia como para la prueba. (recordar el margen de tiempo que debemos reservar).
El número al que se le cargará el importe de la videoconferencia.
Otra serie de datos tanto personales como técnicos.

En cuarto lugar, Telefónica nos enviará, también mediante FAX, el número al que deberán llamar cada uno de los participante de la videoconferencia. Es decir, por cada uno de los participantes que nosotros hemos indicado en el formulario, Telefónica asignará un número para cada uno de ellos, que será el número al que deberán llamar para iniciar la videoconferencia.

En quinto lugar, debemos comunicar a cada uno de las participantes el número que nos ofrece Telefónica, es decir debemos ponernos en contacto con los participantes para administrarles el número al que deberán llamar para iniciar la videoconferencia.

En sexto lugar, utilizaremos el día que hemos elegido para la realización de las pruebas para comprobar que todo funciona correctamente, para ello llamaremos al número que nos ha asignado telefónica y esperaremos que los demás participantes también lo hagan para comenzar un diálogo que simplemente se utilizará para confirmar el perfecto funcionamiento de líneas y equipos.

En séptimo y último lugar, el día de la videoconferencia, haremos la llamada, al igual que el día de la prueba, unos minutos antes del comienzo de la videoconferencia por si surge algún pequeño problema. Una vez comprobado el funcionamiento, dará comienzo la video conferencia.